Il y a quelques semaines, nous vous présentions notre outil d’industrialisation SharePoint Online dédié à l’archivage, au PRA et à la gestion du versioning.
À la suite des premiers retours terrain et aux besoins rencontrés lors de plusieurs missions clients, nous avons poursuivi son évolution avec de nouvelles fonctionnalités destinées à aller encore plus loin dans l’analyse et l’optimisation des environnements SharePoint Online.
✅ Nouvelle fonctionnalité : analyse de volumétrie SharePoint Online :
C’est probablement l’évolution la plus attendue.
L’outil est désormais capable de réaliser une analyse détaillée de la consommation réelle d’un site SharePoint Online en distinguant :
📊 Le poids des fichiers visibles en production
📊 Le poids occupé par les versions de documents
📊 Le poids de la corbeille de premier niveau (N1)
📊 Le poids de la corbeille de second niveau (N2)
📊 Le fichier possédant le plus grand nombre de versions détecté
Cette analyse permet d’identifier rapidement les principaux leviers d’optimisation avant un projet d’archivage, de nettoyage ou de réorganisation documentaire.
Dans certains environnements, la volumétrie liée au versioning et aux corbeilles peut représenter une part significative du stockage total consommé.
✅ Les LOGS sont répartis par site avec compte rendu csv erreur téléchargement ou suppression, le tout classé dans des dossiers horodatés.
✅ Archivage SharePoint enrichi : Nous avons ajouté de nouvelles possibilités de sélection afin de cibler encore plus précisément les données à archiver
🔹 Archivage sur une plage de dates (date de début / date de fin)
🔹 Archivage basé sur des chaînes de caractères présentes dans le nom des fichiers
🔹 Possibilité d’inclure également les versions SharePoint des documents archivés
Cette approche permet d’adapter les opérations d’archivage aux contraintes métiers tout en conservant une granularité fine des traitements.
✅ PRA SharePoint renforcé
Le mode PRA évolue également avec la possibilité d’intégrer les versions SharePoint Online lors des opérations de sauvegarde.
Un point important pour les environnements où la conservation des historiques documentaires fait partie des exigences fonctionnelles ou réglementaires.
🎯 Notre objectif
Fournir aux équipes IT des outils simples permettant de :
✅ mieux comprendre leur consommation SharePoint Online
✅ anticiper les projets d’archivage et de PRA
✅ identifier rapidement les axes d’optimisation
✅ industrialiser les opérations récurrentes Lors de nos dernières analyses, nous avons constaté que le stockage lié aux versions et aux corbeilles pouvait parfois dépasser le volume des fichiers réellement visibles par les utilisateurs.